Yazı İşleri Müdürlüğü

Görev Tanımı

Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye Kanunu’ nun 48.Maddesinde belirtilen Müdürlüklerinden olup, Belediyenin karar organları Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin, olağan yapılan tüm toplantılarının yasalara uygun ve düzenli bir şekilde yapılması ile evrak kayıt ve dağıtımını sağlamak, başlıca görevidir.  Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediyenin gelen ve giden tüm evrak ve yazışmalarını EBYS ( Elektronik Belge Yazılım Listesi ) üzerinden kayıt edip dağıtılmasını ve numaralandırmasını sağlamak, Yürürlüğe giren yasa ve genelgelerin,takibini yaparak bu yasa ve genelgelerin belediye birimlerine dağıtımını yapmak. Birimlerden, şahıslardan ve kurum dışından Belediyeye gelen evrakların akışının, her türlü dilekçenin ve günlük havalelerin aksamaması, kayıtların EBYS sistemine yapılıp ilgili birim ve kuruluşlara zamanında gönderilmesini sağlamak ve bunun için gerekli tedbirleri almaktır.

GENEL EVRAK İŞLERİ

Belediye Başkanlıklarına ait yazışmaların dağıtımını yapar. Resmi Gazetede

yayımlanan Belediye Mevzuatı ile ilgili yasa, karar, kanun hükmünde kararname ve

yönetmeliklerin takibini yapar, Başkanlıkça gerekli görülenleri yayımlar. Başkanlık Makamı’ndan,

müdürlüğe intikal eden teklif, yazı ve emirleri alır; cevaplarını hazırlayıp ilgili yerlere gönderir,

takibini yaparak sonuçlandırılmasını sağlar, sonuç hakkında şikayetçiye cevap yazısını hazırlar.

Başkanlığa gelen tüm resmi evrak ve vatandaşın istek şikayetlerini içeren dilekçeleri kabul eder,

konularının saptanarak ve kaydının yapılmasından sonra, ilgililere zimmetle teslimini sağlar.

Bilgisayar kaydına alınan dilekçe ve resmi evraklar hakkında bilgisayar soruşturma kanalı ile

başvurucuya bilgi verir ve bunlara ait bilgileri içeren günlük listeleri alır ve yasal süresinde

arşivler. Belediyemiz birimlerinden, müdürlüklerden belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat

gibi evrakları zimmetle teslim alır, bilgisayara kaydını yaparak  gelen ve giden evrakları

kuryelerine zimmetle teslim eder, posta evraklarını tüm resmi kuruluşlara zimmetleyerek dağıtımını yapar.

ENCÜMEN

           Başkanlık Makamınca, Belediye Encümeni’ne sevk edilen evrakların kaydını alır. Belediye Encümeni’nce alınan kararların yazım, yayım ve ilgili birim ve mercilerine dağıtımını sağlar. Belediye encümeninin çalışmalarında sekreterya olarak bulunur ve bu görevi yapar. Alınan kararların yazılmasını sağlar. Encümen kayıt defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. Karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarının sırasına göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar.

MECLİS

            Meclis Kararlarının yazılımını sağlar, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarını ilgili birimlere intikalini sağlar ve birer nüshasını arşivler. Meclis Karalarının iki suretini ve karar özetlerini Kaymakamlık Makamına ulaştırır.