T.C.

SARAY BELEDİYESİ

YAZI İŞLERi MÜDÜRLÜĞÜ

YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç 

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. 

Kapsam: 

MADDE 2- Bu Yönetmelik Saray Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü kapsar. 

Dayanak                                                       

 MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak çıkarılmıştır.

 Tanımlar

 MADDE 4-Bu Yönetmelikte adı geçen;

Meclis : Saray Belediye Meclisini,

Belediye : Saray Belediyesini,

Encümen : Saray Belediye Encümenini,

Belediye Başkanı : Saray Belediye Başkanını,

Müdürlük : Saray Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Müdür : Saray Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,

Memur : Saray Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan Memurları,ifade eder.

 İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü görevleri aşağıda belirtildiği maddeler kapsamında yürütülür.

a) Belediyeye gelen dilekçe ve evrakların kayıtlarını yaparak ilgili Müdürlüklere sevk etmek, gelen günlü ve acil evrakların takiplerini yaparak, zamanında gönderilmesini sağlamak, konular hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek.

b) Bilgi edinme yasası ve diğer yasalarda belirtilen konularla ilgili verilen dilekçelere en geç 15 gün içerisinde yazılı cevap vermek.

c) Belediye içi ve dışına gönderilecek evrakların yazışma kurallarını belirleyen Standart Dosya Planı ve Dosyalama İşlemlerinde Uygulanacak Kurallara” göre uygunluğunu sağlamak ve bu evrakları göndermek. İlgili tüm Müdürlüklerden gelen tebligat ve mektupların posta ile gönderilmesini sağlamak.

d) Belediye Başkanlığından çıkan evrakların kayıt altına alınarak 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanarak yürürlüğe giren “Standart Dosya Planı ve Dosyalama İşlemlerinde Uygulanacak Kurallara” göre dosyalanmasını sağlamak.

e) Resmi Gazetede çıkan ve müdürlüğünü ilgilendiren kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeleri arşiv oluşturulacak şekilde dosyalamak.

f) Müdürlüğün emrinde çalışan memurların sicillerini doldurmak, izin, vizite, günlük görev çizelgelerini takip ve organize etmek.

g) Belediye Meclisi ile ilgili 5393 sayılı Belediye Kanununun 18. maddesinde belirtilen görevlerin yerine getirilmesi ile ilgili gerekli yazışmaları hazırlamak ve yapmak. Meclis kararlarının tasdiki sonucu ilgili Müdürlüğe sevk etmek ve birer suretlerini dosyalamak.

h) Meclis işlerinde görevli elemanların çalışmalarını organize etmek ve yardımcı olmak.

ı) Meclis ile ilgili 5393 sayılı Kanunun 20. maddesinde belirtilen Meclis toplantısı ile ilgili tüm işlevleri yerine getirmek ve Meclis Kararlarının Kanunlara uygun yazılmasını sağlamak.

i) 5393 sayılı Belediye Kanunun 23.maddesinde Meclis Kararlarının kesinleşmesi için belirtilen usulleri takip etmek.

j) Meclisle ilgili çalışmaları takip etmek, oturum tutanaklarını düzenli bir şekilde yazıp, suretlerini dosyalamak.

k) Meclis Üyelerine, Encümen üyelerine ve komisyon üyelerine ait aylık puantaj cetvellerini Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

l) Belediye Encümen toplantılarına 5393 sayılı Belediye Kanununun 33/a maddesi gereği katılmak, Encümen toplantılarında, yönlendirme ve sekreterya görevini yapmak.

m) Encümende alınan kararları yazışma kurallarına uygun olarak hazırlayıp, imzalattırdıktan sonra ilgili müdürlüklere göndermek ve birer suretini arşivlemek.

n) Belediye Kanunu uygulamasıyla ilgili yeni çıkacak olan, tüzük, yönetmelik, genelge ve tebliğlerden birer suret meclis üyelerine vermek.

o) Zaman zaman personeli bilgilendirme eğitimi yapmak ve buna dair tutanak tanzim edip dosyada saklamak.

ö) Gider bütçesini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. Harcamaları usulüne uygun olarak yaparak, bütçe ilkelerine riayet etmek.

p) Başta Müdür olmak üzere tüm personel hizmetlerin yasalara uygun, etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinden başkana karşı sorumludur.

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 MADDE 6- a) Yetkili makamlarca verilen emirleri yapmakla birlikte yönetmeliğin 5.maddesinde belirtilen tüm görevleri yerine getirmekle yükümlüdür

b) Yasalar gereği ilgili dosya ve belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlamak.

c) Müdürlüğü ile ilgili hizmet içi eğitim ve yılık eğitim çalışma ve programlarını hazırlamak.

d) Belediye Encümen toplantılarına 5393 sayılı kanunun 33/a maddesi gereği katılmak.

e) Yetkili Makamlardan alacağı emirleri Müdürlük Personeline iletmek ve uygulanmasını sağlamak.

f) Müdürlüğün her ay yapmış olduğu çalışmalarla ilgili aylık faaliyet raporu hazırlamak. müteakip ayın ilk haftasında başkanlığa teslim etmek.

g) Mahalli İdareler bütçe ve muhasebe yönetmeliğinde belirtilen usul ve esaslar doğrultusunda bütçe hazırlık çalışmalarını yapmak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne iletmek.

h) Zaman zaman personeline işbaşı eğitim yaptırmak.

ı) Stratejik plan, performans programı, toplam kalite yönetimi ve coğrafi bilgi sistemi uygulamalarında müdürlüğün sorumlu olduğu hususları uygulamak, müdürlüğe ait işleri zamanında yerine getirmek, arşiv sistemini düzenli bir şekilde yürütmek.

 Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 MADDE 7- a) Müdürlüğün görevlerini mevzuat ve müdürden alacağı emir ve yetkiler çerçevesinde yapmak.

b) Müdürün olmadığı durumlarda onun görev ve yetkilerini mevzuat çerçevesinde yerine getirmek.

 Memurların Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 MADDE 8- Mevzuat gereği yapması icap edenlerle birlikte, Müdür ve Şefinin kendisine vereceği görevleri yerine getirmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Düzenleyici İşlemler

Evrak Kayıt Sistemi ve Yazışmalar

 MADDE 9- Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

 Defter Kayıt ve Belgeler

 MADDE 10- Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgelerin çıktıları alınarak, sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

 Arşiv ve Dosyalama

 MADDE 11- Devlet Arşivleri Yönetmeliği hükümlerine göre arşiv tutmak ve yazışmaları sınıflandırarak standart dosya planına göre dosyalayarak korumak.

 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 Yürürlük ve Yürütme

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

 MADDE 12- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önceki Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumluluğunu belirleyen Yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürürlük

 MADDE 13- Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclis kararının kesinleştiği tarihte yürürlüğe girer ve ilan olunur.

 Yürütme

 MADDE 14- Bu Yönetmeliği  Saray Belediye Başkanı yürütür.

 

Adres & Telefon


Ayaspaşa Mahallesi,
Bület Ecevit Parkı Arkası
Saray, Tekirdağ


Tel : 0 282 768 10 05

Fax: 0 282 768 00 55

Email: Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

Harita